Wir verändern uns, damit die Zukunft abgesichert ist:Neue Verwaltungssoftware „KaPlan“ im Pfarrbüro

In unserer großen Pfarrei St. Martin Wegberg ist es uns wichtig, dass auch in den (meisten) Gemeinden ein Pfarrbüro vor Ort als Anlaufstelle für Gebetsanliegen, Terminabsprachen, Pfarrheimbuchungen und vieles mehr da ist. Die Pfarrbüros kümmern sich um vieles „vor Ort“, aber auch um viele gemeinsame Dinge, die die gesamte Pfarrei betreffen, z.B. unsere Gottesdienstordnung, die schon seit mehr als 10 Jahren hier im Einsatz ist.

Möglich wurde diese übergreifende Arbeit auch durch den Einsatz des ein oder anderen technischen Hilfsmittels, das viele Jahre uns gute Dienste erwiesen hat. Aber auch diese Hilfsmittel brauchen „Pflege“, die bislang ehrenamtlich durch unsere Webmasterin erfolgte, die sich jedoch aus beruflichen und privaten Gründen zurückziehen musste und Anfang des Jahres verabschiedet wurde.

Erleichterung durch neue Verwaltungssoftware „KaPlan“

Die Anforderungen an die Verwaltung von Daten, Adressen usw. sind im Laufe der Jahre – wie überall – gestiegen, und um gut für die Zukunft aufgestellt zu sein, wird nun eine neue Verwaltungssoftware mit dem schönen Namen „KaPlan“ (Kirchliche Arbeitsplanung) in unseren Pfarrbüros eingeführt.

Die neue Software „kann“ viele Bereiche, die bisher mit verschiedenen Programm-Tools verwaltet wurden, und wird so – nicht nur – den Pfarrsekretärinnen die Arbeit erleichtern, denn sie ermöglicht damit eine effizientere Bearbeitung und Organisation der administrativen Aufgaben.  

„KaPlan“ wurde speziell entwickelt, um alltägliche Abläufe zu optimieren, z.B. auch Einsatzpläne oder Raum-/Pfarrheimbelegungen. Bisher mussten viele Listen noch händisch getippt und vielfach abgeschrieben werden, was viel Zeit kostete und auch mitunter eine Fehlerquelle war. Dies alles wird nun nicht mehr notwendig sein, denn: Einmal eintragen – und die Information ist in allen benötigten Listen enthalten.

Die Umstellung auf „KaPlan“ ist ein wichtiger Schritt, um auf lange Sicht den Anforderungen der modernen Verwaltung – in den kleineren Einheiten in den Gemeinden wie in der großen Einheit als Pastoraler Raum Pfarrei St. Martin – gerecht zu werden und diese abzusichern, ohne alles zentralisieren zu müssen.  

Dies wird auch für die vielen haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden in unseren Gemeinden eine gute Hilfe sein. Die Umstellung bringt einige Herausforderungen mit sich, bis alle Grunddaten erfasst und alles auf die Anforderungen in unserer Pfarrei angepasst ist. Es kann daher in der Anfangsphase zu kleineren Schwierigkeiten kommen, da sich das neue System erst einspielen muss. Dafür bitten wir um Ihr Verständnis und Ihre Geduld.  

Mit der Einführung von KaPlan wird auch unser System für die Gottesdienstordnung leicht angepasst – von „Systemwochen“ auf „Kalendermonate“:

Leichte Änderungen in der Gottesdienstordnung

Die Änderungen in der Gottesdienstordnung sind gering, um den gewohnten Rhythmus so wenig wie möglich zu stören und fallen im Wochenrhythmus kaum auf. Die Anpassungen betreffen alle Gottesdienste und sind ab dem 1. Oktober sofort gültig.  

Die bisherige Ordnung sah wie folgt aus: 

• Systemwochen haben den Monat gegliedert: Der erste Sonntag im Monat legte die davor liegende Woche als erste Systemwoche fest.
• Von dort aus liefen vier bis fünf Wochen pro Monat im festen Rhythmus der Systemwochen durch.

Zwei Beispiele:

Der 1. September 2024 ist ein Sonntag, sodass davor die erste Systemwoche liegt. Am Dienstag der ersten Systemwoche, also dem 27. August, fand deshalb nach alter Ordnung eine Hl. Messe in Kipshoven statt. In Merbeck wurde am Samstag der 3. Systemwoche eine Hl. Messe gefeiert.

Die Veränderungen sehen nun so aus:

• Anhand der Beispiele lassen sich die Änderungen so erklären: Nicht mehr am Dienstag der ersten Systemwoche findet in Kipshoven eine Hl. Messe statt, sondern zukünftig immer am ersten Dienstag im Monat. 
• In Merbeck wird ab jetzt am dritten Samstag im Monat eine Hl. Messe gefeiert.
• Nicht mehr an den Sonntagen der ersten und dritten Systemwoche finden in Beeck Hl. Messen statt, sondern am ersten und dritten Sonntag im Monat.  

Das bedeutet auch:

• Die Anzahl der Gottesdienste bleibt gleich.
• Die Gemeinden behalten die ursprüngliche Zahl ihrer Gottesdienste zu den üblichen Tagen und zu den üblichen Uhrzeiten.
• Gottesdienste orientieren sich nicht mehr an Systemwochen, sondern an den Wochentagen des Monats.

Leichte Veränderungen werden dort vorgenommen, wo das Ineinander von WGF und Hl. Messen besonders aufeinander abgestimmt war. Aber auch hier werden Gottesdienste nicht reduziert. Diese Änderungen laufen bis Ende des Jahres in einer Erprobungsphase. Mit den gesammelten Erfahrungen wird es die Möglichkeit geben, noch kleinere Anpassungen vorzunehmen.